Registradora

La misión de la Oficina de Registraduría es servir como custodio legal de los procesos y expedientes académicos de los estudiantes y asegurar que los ofrecimientos académicos respondan a lo que se establece en el Catálogo de la Institución para garantizar a nuestros estudiantes la oportunidad de obtener el grado académico para el que se matricularon.

La Oficina de Registraduría tiene como responsabilidad fundamental el ser custodio de la totalidad de los expedientes de los estudiantes y registrar en éstos toda la información sobre calificaciones, documentos que se requieren para que se admita y matricule un estudiante.

El expediente académico de cada estudiante será tratado en forma confidencial y siguiendo lo dispuesto por la Ley Federal sobre Privacidad de Expedientes Académicos de Estudiantes (“Family Educational Rights and Privacy Act of 1974″). La divulgación de cualquier información al respecto será únicamente emitida al estudiante o persona oficialmente autorizada o a otra agencia, institución o empresa mediante autorización escrita del estudiante. No se expide ningún documento cuando el estudiante tiene alguna deuda con cualquier dependencia de la Institución.

La Oficina de Registraduría emite, mediante autorización del estudiante, transcripciones de créditos, evaluaciones académicas, certificaciones de estudio, y cualquier otro documento relacionado con el expediente académico del estudiante.

Estructura de la Oficina de Registraduría

La Oficina de Registraduría es parte de La Vicepresidencia Asociada de Gerencia de Matrícula y cuenta con un personal capacitado y diestro para ejecutar las tareas que se requieren. Es dirigida por la Registrador/a, tres Representantes y un Representante de Bóveda quien está encargado del cotejo y mantenimiento de los expedientes en archivo. La División Nocturna es atendida por uno de ellos. Además, las tareas clericales son realizadas por los Representantes de la Oficina de Registraduría.

SERVICIOS QUE OFRECE LA OFICINA:

TRANSCRIPCIÓN DE CRÉDITOS

A petición del estudiante se emiten transcripciones de créditos oficiales y copia de estudiantes. Oficiales = son dirigidas de institución a institución o a un lugar de trabajo. Copias de Estudiantes = para uso del estudiante.

Procedimiento:

  • Llenar el formulario en la Oficina de Registraduría.
  • Obtener el visto bueno del Centro de Recursos para el Aprendizaje.
  • Pagar el derecho correspondiente en la Oficina de Recaudaciones.

CERTIFICACIONES DE ESTUDIOS

La Oficina emite, a solicitud del estudiante, certificaciones de estudios para diferentes agencias gubernamentales, estatales, federales y privadas que ofrecen servicios a nuestros estudiantes durante todo el semestre. Los estudiantes deberán presentar el programa de clases y pagar el derecho correspondiente en la Oficina de Recaudaciones.

BAJAS

El estudiante solicita y entrega debidamente cumplimentado el Formulario de Baja en la Oficina de Registraduría. Existen tres tipos de bajas: Baja Parcial, Baja Total y Baja Administrativa.

Baja Parcial: Baja de uno o más cursos, pero no de la totalidad del programa. (Aplica únicamente a Grados Asociados)

Procedimiento:

  • Obtener el formulario en la Oficina de Registraduría.
  • Llenar y Firmar el documento de Baja.
  • Obtener las firma del orientador (a).
  • Entregar el formulario en la Oficina de Registraduría, debidamente completado en todas sus partes y con todas las firmas requeridas antes de la fecha estipulada en el Calendario Académico.

Baja Total: Baja de todos los cursos en que se matriculó.

Procedimiento:

  • Obtener el formulario en la Oficina de Registraduría.
  • Firmar el documento de Baja
  • Obtener las siguientes firmas: Orientador (a), Decana de Escuela, Representante de Asistencia Económica, Recaudaciones y Registraduría.
  • Entregar el formulario en la Oficina de Registraduría, debidamente completado en todas sus partes y con todas las firmas requeridas antes de la fecha estipulada en el Calendario Académico.

Baja Administrativa: Esta es otorgada por la Oficina de Registraduría en situaciones del estudiante tales como: ausencias excesivas, fallezca o razones disciplinarias.

EVALUACIONES ACADÉMICAS

La Oficina de Registraduría a petición del estudiante, emite Evaluaciones Académicas con el propósito de orientar y ayudar al estudiante sobre los requisitos que le faltan para obtener el grado deseado. Esto no conlleva cargos.

Procedimiento

  • Se le solicita el número de estudiante y el programa al cual interesa la Evaluación Académica.
  • Se analiza y se explica para una mejor compresión del estudiante

REMOCIÓN DE INCOMPLETO

Incompleto: son los créditos en que el estudiante obtiene una calificación acompañada por un incompleto “I”. Si éstos no son removidos en el tiempo reglamentario, es calificado con la nota que acompaña la “I” y se considera como curso intentado. (Si obtiene “F” no es aprobado)

Procedimiento

  • Obtener el formulario en la Oficina de Registraduría.
  • Pagar el derecho correspondiente en la Oficina de Recaudaciones.
  • Entregar el formulario al Profesor(a) con el recibo de pago.
  • El profesor(a) entregará la remoción en la Oficina de Registraduría.
  • La Remoción de Incompleto debe entregarse antes de la fecha estipulada en el Calendario Académico como fecha límite.

CAMBIO DE PROGRAMA DE ESTUDIO

Un estudiante podrá solicitar autorización para cambiarse de programa de estudios antes de comenzar o luego de haber estado matriculado en otro programa. Esta autorización podrá ser dada en situaciones meritorias por recomendación de Decano(a) de Escuela, previa recomendación del Director (a) de la Oficina de Orientación y Consejería, luego de esto el/la Registradora formalizará el cambio.

Procedimiento

    • Obtener el formulario en la Oficina de Orientación y Consejería
    • Pagar el derecho correspondiente en la Oficina de Recaudaciones.
    • Presentar el mismo en la Oficina de Registraduría en el proceso de matrícula junto con el nuevo programa de clases.

CAMBIO DE CALIFICACIÓN

Todo profesor (a) que cometa un error involuntario al adjudicar una calificación al estudiante, deberá someter a la Oficina de Registraduría el Formulario de Cambio de Calificación con la respectiva justificación y la firma del Decano (a) de Servicios Académicos. El proceso debe efectuarse antes de finalizar el semestre inmediato al que fue otorgado.

Procedimiento

    • Obtener el formulario en la Oficina de Registraduría.
    • Entregar el formulario al profesor(a).
    • El profesor(a) entregará el cambio de calificación al Decano(a) de Escuela con la respectiva justificación
    • El Decano(a) de Escuela entregará el cambio de calificación en la Oficina de Registraduría.
    • El Registradora) procesará y oficializará el cambio de calificación.

GRADUACIÓN

Todo estudiante debe solicitar una evaluación académica un semestre antes de finalizar su programa de estudios para asegurarse de que cumple con los requisitos establecidos

Procedimiento

    • Obtener la solicitud en la Oficina de Registraduría.
    • El estudiante deberá radicar la Solicitud de Graduación en su último semestre de estudios no más tarde de la fecha estipulada en el Calendario Académico. Este formulario debe estar acompañado con la evidencia de pago de los derechos de graduación.
    • El Representante asignado de la Oficina de Registraduría evalúa cada solicitud una vez finalice el semestre y notifica por escrito al estudiante los casos denegados e informa la razón y el procedimiento a seguir.
    • El estudiante deberá aprobar el total de créditos de su programa de estudios con un índice académico tanto general como de graduación no menor de 2.00 puntos en el tiempo máximo estipulado.

Horario:

lunes a jueves (8:00am-8:00 pm)
viernes (8:00am-3:30 pm)